Ihre Fragen - Unsere Antworten

In Bezug auf Datenschutz sind viele Unternehmer noch ratlos. Wir haben die häufigsten Fragen zum Datenschutz und der DSGVO aufgegriffen und beantwortet. Daneben haben wir auch häufige Irrtümer zur DSGVO aufgedeckt und aufgeklärt.

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1.: Datenschutzbeauftragter:

Anforderungen & Schwierigkeiten

Ab wann muss ein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellen?

Gemäß § 4f BDSG unter Berücksichtigung der gesetzlichen Bestimmungen nach der DSGVO muss jedes
Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestimmen, sofern mehr als neunzehn (19) Mitarbeiter mit
personenbezogenen Daten Umgang haben. Für Kommunen und Behörden unabhängig der
Mitarbeiteranzahl. Dabei stellt zum Beispiel das Lesen und Versenden von E-Mails, der Versand von Ware
an eine Kundenadresse oder das Ausführen eines Bauvorhabens bei einem Kunden schon den Umgang mit
personenbezogenen Daten dar, da die Daten hier zu gewissen Teilen eingesehen werden können.
Ein Datenschutzbeauftragter ist schriftlich festzulegen. Wir empfehlen Ihnen hierbei, einen Vertrag
aufzusetzen, wobei die Pflichten und Rechte des Datenschutzbeauftragten genau festgeschrieben sind.
Bitte beachten Sie: Auch wenn Sie keinen Datenschutzbeauftragten bestellen müssen, bleiben die
sonstigen Anforderungen der DSGVO bezüglich des Datenschutzes davon unberührt und müssen in jedem
Fall umgesetzt werden.

Was muss ein Datenschutzbeauftragter mitbringen? / Die Anforderungen

Neben der grundsätzlichen Befähigung im Bereich des Datenschutzes, welche im Rahmen verschiedener
Schulungen erlernt werden kann, sind weitere Anforderungen an einen Datenschutzbeauftragten nötig oder
zumindest empfehlenswert. Für den Datenschutzbeauftragten ist es wichtig, weiterreichendes Wissen aus
den Bereichen IT / EDV sowie Recht und idealerweise auch Betriebswirtschaft vorzuweisen. Nützlich sind
auch personenbezogene Softskills des Datenschutzbeauftragten wie beispielsweise eine gute
Kommunikationsfähigkeit oder die kompetente Beratungsfähigkeit. Ein Datenschutzbeauftragter muss
gewissenhaft, unparteiisch, unabhängig und verantwortungsvoll sein.

Welche Aufgaben muss ein Datenschutzbeauftragter übernehmen?

Ein Datenschutzbeauftragter muss verschiedene Aufgaben erfüllen. Eine Übersicht über die zu leistenden
Aufgaben finden Sie unter „Leistungen und Preise von GATACA“.

Wer kann theoretisch unser Datenschutzbeauftragter werden?

Grundsätzlich kann fast jeder aus Ihrem Unternehmen Ihr Datenschutzbeauftragter werden. Es ist zudem
möglich und für die meisten Unternehmen auch einfacher, sicherer und kostengünstiger, einen externen
Datenschutzbeauftragten zu bestellen.
Wie bereits bei der Frage „Was muss ein Datenschutzbeauftragter mitbringen?“ beantwortet, sind
Zuverlässigkeit, Unparteilichkeit und Verschwiegenheit wichtige Attribute eines Datenschutzbeauftragten.
Um keinen Konflikt zwischen verschiedenen Interessen zu verursachen, ist es einigen Mitarbeitern nicht
gestattet oder es wird nicht empfohlen, diese als Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Dazu gehören
Geschäftsführer*in, die verantwortliche Person für das Personal (Personaler*in), der /die Leiter*in der IT-
Abteilung oder der / die EDV-Leiter*in. Darüber hinaus wird empfohlen, keine*n im Vertrieb tätigen
Mitarbeiter*in zu bestellen, keinesfalls den / die Vertriebsleiter*in.

Wie ist es möglich, einen externen Datenschutzbeauftragten zu engagieren?
Laut dem Bundesdatenschutzgesetz können Sie als deutsches Unternehmen auch einen
externen Datenschutzbeauftragten bestellen. Dies ist also problemlos möglich. Alles
Weitere erfahren Sie bei Interesse gerne von uns.

mehr dazu...

2.: Interner oder externer Datenschutzbeauftragter?

Beide Möglichkeiten haben Vor- und Nachteile. Bei einem internen
Datenschutzbeauftragten bleiben jegliche Daten und Firmeninternas innerhalb des
Unternehmens, welches aber vom jeweiligen Mitarbeiter abhängig ist.
Eventuell ist ein interner
Datenschutzbeauftragter auf lange Sicht gesehen vielleicht ein wenig günstiger, kann sich
aber nicht mehr voll um seine bisherigen Aufgaben kümmern.
Die Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten liegen auf der Hand: Lagern Sie den
Datenschutz aus, lehnen sich zurück und gehen das Thema DSGVO entspannt an. Dabei ist
ein externer Datenschutzbeauftragter nicht einmal so teuer, wie Sie vielleicht denken –
fragen Sie nach!

Sprechen Sie uns persönlich an!

3.: Über unsere Arbeit als Datenschutzbeauftragter

Wie setzt GATACA den Datenschutz in Unternehmen um?

Wir bauen den Datenschutz in Ihrem Unternehmen auf! Neben einem ausführlichen Konzept entwickeln wir
neue und innovative Möglichkeiten, das Thema Datenschutz so einfach wie möglich für Sie zu gestalten.
Dabei setzen wir jegliche Bestimmungen nach den Anforderungen der DSGVO um. Darüber hinaus
erstellen wir Musterverträge sowie -formulare und stehen für weitere Fragen jederzeit zur Verfügung.
Was genau wir für Sie übernehmen, entnehmen Sie dem Menüpunkt „Preise und Leistungen“.

Welche Aufgaben werden von GATACA übernommen?

GATACA ist Ihr externer Datenschutzbeauftragte für Villingen-Schwenningen, Rottweil, Tuttlingen, Singen,
Donaueschingen, Bodensee und die ganze Region Stuttgart. Die von uns als externen
Datenschutzbeauftragten übernommenen Aufgaben finden Sie unter dem Menüpunkt „Leistungen und
Preise“.

Brauchen wir Schulungen und werden diese von GATACA übernommen?

Es wird im neuen Gesetz der Europäischen Union gefordert, jegliche Mitarbeiter mit dem Themenkomplex
DSGVO „vertraut zu machen“. Im Rahmen der technisch-organisatorischen Maßnahmen sind Schulungen
der Mitarbeiter von Vorteil. Wir empfehlen, Ihre Mitarbeiter zum Thema DSGVO und Datenschutz vorzubereiten,
zu schulen und zu sensibilisieren.
Wir von GATACA bieten virtuelle Schulungen an, welche Sie je nach Paket inklusiv haben oder als Zusatzleistung
gern in Anspruch nehmen dürfen. Unsere Expertin Frau Verena Bauer berät Sie gern ausführlich (E-Mail:
bauer@gataca.de).

4.: GATACA klärt auf: Über die Irrtümer

Stichtag 25.05.2018: Seit diesem verregneten Freitag ist das neue Datenschutzrecht in der
EU wirksam geworden. Wir möchten mit den größten Missverständnissen und Irrtümern in
Bezug zur DSGVO aufräumen und Ihnen darlegen, dass es vielleicht doch nicht die
schlechteste Idee wäre, mit einem Datenschutz-Experten zusammenzuarbeiten, der Ihnen
das Thema DSGVO und Datenschutz kompetent abnimmt.

"So schlimm ist die DSGVO doch nicht!"

Falsch, die DSGVO wird nicht nur noch schlimmer, sie ist jetzt bereits schon schlimm! Trotz
der früher immer vorsichtigen und zurückhaltenden Mahnungen der deutschen
Aufsichtsbehörde und eher kleineren Geldbußen sind die Abmahnungen und Bußgelder
höher und häufiger geworden. In Artikel 83 der Bestimmungen in der DSGVO steht, dass
„Geldbußen […] in jedem Einzelfall wirksam und abschreckend“ sein müssen. Genau dies
scheinen sich auch die deutschen Behörden zu Herzen genommen zu haben. Zusätzlich
gibt es bereits einige Anwaltskanzleien, die sich ausschließlich auf das Abmahnen von
nicht DSGVO-konformen Unternehmen spezialisiert haben.
EXPERTENTIPP
Sichern Sie sich gegen Abmahnungen! Bringen Sie Ihre Unternehmensabläufe, interne
Strukturen, den Kundenkontakt und die eigene Webseite auf einen DSGVO-konformen
Stand oder holen sich kompetente Hilfe, um abgesichert zu sein.

"Nur große Unternehmen ab 19 Mitarbeitern betreffen die Regelungen der DSGVO!"

Nein, zumindest zu 99,9%. Komplett falsch ist zu glauben, die DSGVO betrifft kleine
Unternehmen nicht, dies tut sie nämlich! Egal ob Multi-Konzern mit Milliarden an Umsatz
oder Einzelunternehmer: An die Bestimmungen der DSGVO muss sich jedes
Unternehmen halten. Klar ist aber, dass durch eine Obergrenze des Bußgelds von 4% des Jahresumsatzes
(maximal 20 Millionen Euro) sich bei Abmahnungen wahrscheinlich eher auf größere
Unternehmen konzentriert wird. Trotzdem ist die Gefahr bei Nichteinhalten
der Bestimmungen hoch! Gerade Webseiten mit nicht ausreichendem Datenschutz werden
in der Regel schnell erkannt und ebenso schnell geahndet.
EXPERTENTIPP
Ob Groß- oder Kleinunternehmen, Sie entkommen der DSGVO nicht. Vor der Abmahnwelle
ist niemand sicher – handeln Sie jetzt oder suchen sich professionelle Unterstützung!

"Wir haben doch schon von früher eine Datenschutzerklärung und alles!"

Leider, leider ist das ein irrelevanter Punkt. Durch einige neue Bestimmungen der DSGVO im
Vergleich zum früheren Bundesdatenschutzgesetz muss auch eine Datenschutzerklärung
für die Webseite und den Kaufvorgang (bei einem Onlineshop) erneuert werden. Hier sind
einige neue Regelungen getroffen worden, die eine neue Datenschutzerklärung fordern.
EXPERTENTIPP
Erstellen Sie eine rechtssichere Datenschutzerklärung. Dabei müssen Sie genau wissen,
welche Tools auf Ihrer Webseite genutzt werden (dies sind meist mehr als Sie denken; z.B.
Google Analytics und Co.) und dies in die Erklärung aufnehmen. Beschäftigen Sie sich
ausführlich mit den Bestimmungen, um eine möglichst rechtssichere Bestimmung zu
erstellen oder suchen Sie sich Hilfe von einem Experten.

"Dann hole ich mir Hilfe. Datenschutz-Experten gibt es ja schon für 50€ / Monat!"

Ja und Nein. Es ist richtig, dass es schon für 50€ im Monat einen Datenschutz-Experten
und auch externen Datenschutzbeauftragten gibt. Aber eine Datenschutzdienstleistung
kann auch Herr Müller von um der Ecke übernehmen – er muss lediglich irgendwie seine
Kompetenz nachweisen, was aber recht leicht zu tun ist. Genauso, wie
sich jeder als freiberuflicher Designer, Texter oder Gärtner bezeichnen kann. Dann kann es
aber dennoch sein, dass die Person halt nur ein bisschen was mit Bildbearbeitung
kann, in der Schule früher eine 1,5 in Deutsch hatte oder regelmäßig den Rasen gemäht hat.
Sie verstehen, worauf wir hinauswollen?
Dazu liefert er / sie jegliche relevanten Texte und hat bereits ein gutes Konzept in der Hand,
um Sie abzusichern. Und leider, das ist nun mal Fakt, gibt es das nicht für 50 € pro Monat.
EXPERTENTIPP
Informieren Sie sich vorab über Ihren externen Datenschutzbeauftragten! Gibt es eine
richtige Webseite, ist er / sie zertifiziert, gibt es ausgearbeitete Dokumente / Texte
sowie ein adäquates Konzept?

Übrigens:

Mit GATACA als externer Datenschutzbeauftragter fahren Sie sicher. Unsere Datenschutz-
Expertin ist nicht nur DEKRA-zertifizierte Fachkraft für Datenschutz, sie liefert Ihnen von der
Datenschutzerklärung, Datenverarbeitungsverträgen und internen Dokumenten alles, was
Sie benötigen.

Unser Fazit zu den Irrtümern:

Die DSGVO ist eine nervige und oftmals mit Kosten verbundene Angelegenheit. Diesen Fakt

möchten wir an dieser Stelle nicht leugnen. Aber wir können Ihnen helfen, aus dem großen

Problem DSGVO einen kleinen Punkt zu machen.

Als Datenschutz-Experte agieren wir nicht nur als externen Datenschutzbeauftragter,

sondern helfen Ihnen zudem dabei, Ihre Webseite und Ihr Unternehmen an sich DSGVO-

konform zu machen! Investieren Sie etwas in Ihr Unternehmen und seien Sie abgesichert,

was den Datenschutz angeht – mit den Datenschutz-Experten der GATACA GmbH sind Sie

stets auf der sicheren Seite.

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