FAQ Datenschutz & DSGVO

Sie fragen – Wir antworten
Der Fachbereich »Datenschutz«, insbesondere die DSGVO, lässt viele Unternehmen und Behörden in Baden-Württemberg und deutschlandweit ratlos zurück. Wir haben die häufigsten Fragen und Irrtümer zum Thema aufgegriffen und beantwortet – denn wir wissen: Datenschutz ist ein zukunftsrelevantes Thema und die Aufklärung ist essenziell!

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1. Anforderungen rund um das Thema »Datenschutzbeauftragter«

Ab wann muss ein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellen?

Gemäß § 4f BDSG unter Berücksichtigung der gesetzlichen Bestimmungen nach der DSGVO muss jedes Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestimmen, sofern mehr als 19 Mitarbeiter mit personenbezogenen Daten Umgang haben. Für Kommunen und Behörden gilt dies unabhängig der Mitarbeiteranzahl – sie sind in der Pflicht einen Datenschutzbeauftragten zu (be)stellen. Dabei stellt zum Beispiel das Lesen und Versenden von E-Mails, der Versand von Ware an eine Kundenadresse oder das Ausführen eines Bauvorhabens bei einem Kunden schon den Umgang mit personenbezogenen Daten dar, da hier Daten zu gewissen Teilen eingesehen werden können. Ein Datenschutzbeauftragter ist schriftlich festzulegen. Wir empfehlen Ihnen hierbei, einen Vertrag aufzusetzen, in dem die Pflichten und Rechte des Datenschutzbeauftragten genau festgeschrieben sind. Bitte beachten Sie: Auch wenn Sie keinen Datenschutzbeauftragten bestellen müssen, bleiben die sonstigen Anforderungen der DSGVO bezüglich des Datenschutzes davon unberührt und müssen in jedem Fall umgesetzt werden.

Welche Anforderungen muss ein Datenschutzbeauftragter erfüllen?

Neben der grundsätzlichen Fähigkeit im Bereich Datenschutz sind weitere Anforderungen an einen Datenschutzbeauftragten nötig oder zumindest empfehlenswert. Weiterreichendes Wissen in den Bereichen IT/EDV, Recht sowie Betriebswirtschaft sind im Berufsalltag des Datenschutzbeauftragten nahezu unerlässlich. Ebenso sind personenbezogene Softskills wie eine gute Kommunikationsfähigkeit oder die kompetente Beratungsfähigkeit wichtig – zusätzlich muss der Datenschutzbeauftragte selbstverständlich gewissenhaft, unparteiisch, unabhängig und verantwortungsvoll agieren.

Welche Aufgaben muss ein Datenschutzbeauftragter übernehmen?

Der Arbeitsbereich und die anfallenden Aufgaben für einen Datenschutzbeauftragten sind vielfältig. Eine Übersicht über die Leistungen finden Sie unter »Leistungen und Preise«.

Wer kann theoretisch unser Datenschutzbeauftragter werden?

Grundsätzlich können Sie nahezu jeden Mitarbeiter Ihres Unternehmens/Ihrer Behörde zum Datenschutzbeauftragten ausbilden. Um keinen internen Konflikt zu verursachen, ist es einigen Mitarbeitern nicht gestattet, das Amt des Datenschutzbeauftragten einzunehmen - oder wird nicht empfohlen. Dazu gehören Geschäftsführer:in , die verantwortliche Person für das Personal (Personaler:in), die leitende Person der IT-Abteilung oder der/die EDV-Leiter:in. Darüber hinaus wird empfohlen, keine/n im Vertrieb tätigen Mitarbeiter:in und keinesfalls den/die Vertriebsleiter:in als Datenschutzbeauftragten zu stellen.

Der einfachere, sichere und auch kostengünstigere Weg ist die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten.

Wie bestelle ich einen externen Datenschutzbeauftragten?

Das Bundesdatenschutzschutzgesetz sieht vor, dass Sie als deutsches Unternehmen einen externen Datenschutzbeauftragten problemlos bestellen können. Wenn Sie hierzu noch Fragen haben oder mehr erfahren möchten, melden Sie sich gerne unverbindlich bei uns.

Mehr zum externen Datenschutzbeauftragten

FAQ Datenschutz DSGVO externer Datenschutzbeauftragter

2. Interner oder externer Datenschutzbeauftragter?

Was ist die richtige Entscheidung für mein Unternehmen/meine Behörde?

Ein Datenschutzbeauftragter muss bestellt werden: Jetzt steht die Frage im Raum, welches die beste Option für Ihr Unternehmen/Ihre Behörde ist. Extern oder intern? Wir haben beide Möglichkeiten miteinander abgewogen und die Vor- und Nachteile zusammengetragen.

Vorteile Externer Datenschutzbeauftragter

zertifizierte Fachkräfte mit Berufserfahrung und Sachkunde im Bereich Datenschutz
aktueller Wissensstand durch stetige Fort- und Weiterbildung
maximale Planungssicherheit durch kalkulierbare Kosten
als neutrale Instanz beugt der externe Datenschutzbeauftragte internen Interessenkonflikten vor

Nachteile Externer Datenschutzbeauftragte

keine automatische Einbindung in neue Prozesse

Vorteile Interner Datenschutzbeauftragter

Daten und firmeninterne Informationen bleiben innerhalb des Unternehmens
auf den ersten Blick günstiger (was sich allerdings häufig als Trugschluss erweist, siehe Nachteile)

Nachteile Interner Datenschutzbeauftragter

der agierende Mitarbeiter kann seine bisherigen Aufgaben nicht mehr in vollem Umfang ausführen
es liegt in der Hand des Unternehmens/der Behörde, ihren Datenschutzbeauftragten immer auf dem neuesten Stand zu halten

3. Unsere Arbeit als Datenschutzbeauftragter

Wie setzt GATACA den Datenschutz in Unternehmen um?

Wir bieten den kompletten Service rund um den Bereich «Datenschutz«. Dazu gehört die Entwicklung eines ausführlichen Konzepts, um den Datenschutz in Ihrem Unternehmen/Ihrer Behörde von Grund auf aufzubauen. Ebenso entwickeln wir stetig neue und innovative Möglichkeiten, um das Thema für Sie so einfach wie möglich zu gestalten - dabei setzen wir jegliche Bestimmungen selbstverständlich nach den Anforderungen der DSGVO um. Darüber hinaus erstellen wir Musterverträge sowie -formulare und stehen für weitere Fragen jederzeit zur Verfügung. Unsere Leistungen im Detail entnehmen Sie dem Menüpunkt »Preise und Leistungen«.

In welchem Gebiet agieren wir als externer Datenschutzbeauftragter?

GATACA ist Ihr externer Datenschutzbeauftragter für Villingen-Schwenningen, Rottweil, Tuttlingen, Singen, Donaueschingen, Bodensee und die ganze Region Stuttgart . Die von uns als externen Datenschutzbeauftragten übernommenen Aufgaben finden Sie unter dem Menüpunkt »Leistungen und Preise«.

Wie sieht es aus mit internen Schulungen und werden diese von GATACA übernommen?

Im neuen Gesetz der Europäischen Union wird gefordert, jegliche Mitarbeiter mit dem Themenkomplex DSGVO „vertraut zu machen“. Im Rahmen der technisch-organisatorischen Maßnahmen sind Schulungen der Mitarbeiter von Vorteil. Wir empfehlen, Ihre Mitarbeiter zum Thema DSGVO und Datenschutz vorzubereiten, zu schulen und zu sensibilisieren. GATACA bietet virtuelle Schulungen an, über welche Sie je nach Leistungspaket entweder inklusiv verfügen oder als Zusatzleistung gern in Anspruch nehmen dürfen. Unsere Expertin Frau Verena Bauer berät Sie gern ausführlich (bauer@gataca.de).

FAQ Datenschutz DSGVO EU Datenschutzgrundverordnung

4. Irrtümer im Bereich Datenschutz

Stichtag 25.05.2018: Seit diesem Tag ist das neue Datenschutzrecht in der EU wirksam geworden. Wir möchten mit den größten Missverständnissen und Irrtümern in Bezug zur DSGVO aufräumen und Ihnen darlegen, warum es eine gute Idee wäre, mit einem Datenschutz-Experten zusammenzuarbeiten, der Ihnen das Thema DSGVO und Datenschutz kompetent abnimmt.

"So schlimm ist die DSGVO doch nicht!"

Falsch! Trotz der früher immer vorsichtigen und zurückhaltenden Mahnungen der deutschen Aufsichtsbehörde und eher kleineren Geldbußen sind die Abmahnungen und Bußgelder höher und häufiger geworden. In Artikel 83 der Bestimmungen in der DSGVO steht, dass „Geldbußen […] in jedem Einzelfall wirksam und abschreckend“ sein müssen. Dies scheinen sich auch die deutschen Behörden zu Herzen genommen zu haben. Zusätzlich gibt es bereits einige Anwaltskanzleien, die sich ausschließlich auf das Abmahnen von nicht DSGVO-konformen Unternehmen spezialisiert haben.

Expertentipp: Sichern Sie sich gegen Abmahnungen! Bringen Sie Ihre Unternehmensabläufe, interne Strukturen, den Kundenkontakt und die eigene Webseite auf einen DSGVO-konformen Stand oder holen sich kompetente Hilfe, um abgesichert zu sein.

"Nur große Unternehmen ab 19 Mitarbeitern betreffen die Regelungen der DSGVO!"

Falsch! Egal ob Multi-Konzern oder Einzelunternehmer: An die Bestimmungen der DSGVO muss sich jeder halten. Klar ist aber, dass durch eine Obergrenze des Bußgelds von 4 % des Jahresumsatzes (maximal 20 Millionen Euro) sich bei Abmahnungen wahrscheinlich eher auf größere Unternehmen konzentriert wird. Trotzdem ist die Gefahr bei Nichteinhalten der Bestimmungen hoch! Gerade Webseiten mit nicht ausreichendem Datenschutz werden in der Regel schnell erkannt und ebenso schnell geahndet.

Expertentipp: Ob Groß- oder Kleinunternehmen, die DSGVO hat Relevanz für alle Unternehmen. Vor der Abmahnwelle ist niemand sicher – handeln Sie jetzt oder suchen sich professionelle Unterstützung!

FAQ Datenschutz DSGVO Datenschutzerklaerung

"Wir haben doch schon von früher eine Datenschutzerklärung!"

Durch erneuerte Bestimmungen durch die DSGVO im Vergleich zum früheren Bundesdatenschutzgesetz muss auch die Datenschutzerklärung für Webseiten und Kaufvorgänge (z. B. bei einem Onlineshop) erneuert werden. Die bisherige ist, wenn sie den Anforderungen der neuen Regelungen nicht entspricht, nicht mehr gültig.

Expertentipp: Erstellen Sie eine rechtssichere Datenschutzerklärung. Dies inkludiert sämtliche Tools auf Ihrer Webseite (z.B. Google Analytics, Social Media-Anbindungen und weitere) – diese müssen ausnahmslos in Ihre Datenschutzerklärung mit aufgenommen werden. Beschäftigen Sie sich ausführlich mit den Bestimmungen, um eine möglichst rechtssichere Bestimmung zu erstellen oder lassen Sie sich von einem Experten helfen.

"Datenschutz-Experten gibt es schon für 50€ / Monat!"

Wir sind ganz ehrlich: Professionelle und rechtssichere Datenschutz-Dienstleistungen bekommen Sie nicht für 50€ im Monat. Wie auch in anderen Berufsfeldern gibt es immer „Preis-Dumping“ – aber unserer Erfahrung nach sparen Sie dort immens an den Leistungen: In einem essenziell wichtigen Bereich wie dem Datenschutz ist das keine gute Idee.

Expertentipp: Informieren Sie sich vorab über Ihren externen Datenschutzbeauftragten! Verfügt er über eine richtige Webseite? Kann er sich als zertifiziert ausweisen? Gibt es ein ausgearbeitetes Konzept inklusive vorhandenen Dokumenten? Hat er vertrauensvolle Referenzen?

FAQ Datenschutz DEKRA zertifizierte Datenschuetzer

Auf Nummer sicher!

Mit GATACAs Datenschutzteam treffen Sie eine gute Wahl! Wir verfügen über zertifizierte Fachkräfte und Sachverständige im Bereich Datenschutz – und stellen Ihnen von der Datenschutzerklärung über Datenschutzverarbeitungsverträge bis zu internen Dokumenten alles, was Sie benötigen, um in Sachen Datenschutz auf sicheren Füßen zu stehen. Lernen Sie unser Datenschutz-Team kennen!

Unser Fazit

Ja, das Thema DSGVO ist – um es umgangssprachlich zu sagen – eine nervige und oftmals mit Kosten verbundene Angelegenheit. Durch jahrelange Zusammenarbeit mit Behörden, Kommunen und Unternehmen kennen wie die Probleme, die die Umsetzung mit sich bringt. Wir helfen! Machen Sie aus dem großen Problem einen kleinen Punkt: Als Datenschutz-Experten agieren wir nicht nur als externer Datenschutzbeauftragter, sondern helfen Ihnen zudem dabei, Ihre Webseite und Ihr Unternehmen DSGVO-konform zu machen! Investieren Sie etwas in Ihr Unternehmen und seien Sie abgesichert, was den Datenschutz angeht – mit dem Datenschutz-Team der GATACA GmbH sind Sie stets auf der sicheren Seite.

Zum Kontakt

Wussten Sie, dass der Bär einen Verwandten in den Sternen hat?

„Ursa Major“ oder auch besser bekannt als „der große Bär“ ist ein Sternbild des Nordhimmels. Seine beiden Sterne Dubhe und Merak gelten als Polweiser zum Auffinden des Polarsterns. Wer Ihnen als Orientierung durch den Datenschutz dient: Das DSGVO Team von GATACA!