Vorbereitung & Scannen

Um die Digitalisierung Ihrer Akten nach Ankunft bei uns möglich zu machen, kümmern wir uns im Vorfeld um alle Schritte, die einen optimalen Scanvorgang ermöglichen – erst dann geht es an den eigentlichen Scanvorgang! Was es damit auf sich hat, erfahren Sie hier:

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Vorbereitung Ihrer Akten

Um die Dokumente - wie Bau- und Personalakten - für das Scannen vorzubereiten, werden im Vorfeld alle Akten einzeln bearbeitet. Diese Vorbereitung impliziert das Entklammern und Glätten der Unterlagen sowie das Einfügen von Trennblättern für die Einzelklassifizierung der Dokumentenklassen. Bei Bedarf werden Haftnotizzettel oder andere Notizen an eine freie Stelle des Papiers geklebt, um ein implizierendes Scannen zu ermöglichen. Ist dies nicht umsetzbar, werden diese separat mitgescannt.

Sicherer Datenexport

GATACA kümmert sich schon in der vorbereitenden Phase um die Bereitstellung und Einrichtung eines SFTP-Servers für den sicheren Datenexport Ihrer E-Akten. Im Anschluss an Ihren Digitalisierungsprozess werden sämtliche Daten für (mindestens) 90 Tage bei GATACA gespeichert und anschließend endgültig gelöscht. Wir haben höchste Ansprüche an die datenschutzkonforme Speicherung Ihrer Daten – und diese setzen wir in die Tat um!

Scannen der Akten

Im Anschluss an die Vorbereitung folgt das eigentliche Scannen Ihrer Akten. Dieser Vorgang erfolgt bei uns mithilfe eines Hochleistungsscanners im Duplexverfahren. Wir scannen in Farbe und mit einer Auflösung von 300 dpi – für beste Ergebnisse! GATACA arbeitet mit Hochleistungs-Dokumentenscannern - diese können eine Bandbreite bis DIN A3-Format abdecken. Bilddateien werden von uns immer direkt auf ihre Qualität überprüft und bei Notwendigkeit neu erfasst, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.

Digitalisierung und Datenschutz gehen Hand in Hand – GATACA bietet alles aus einer Hand! Gerne unterstützen wir auch Sie!

Schauen Sie vorbei

Zwei für alle Fälle:

Unsere Hochleistungsscanner

Unsere Hochleistungsscanner von Kodak und Rowe unterstützen Formate von DIN A7 bis DIN A0 und verwandeln Ihre Dokumente in gestochen scharfe Bilder, selbst wenn die Originale bereits Mängel vorweisen. Mit vielen Bildoptimierungsfunktionen sorgen sie schon während des Scanvorgangs für optimale Ergebnisse – von der Streifenfilterung bis hin zur automatischen Farberkennung.
Von der analogen zur E-Akte - starten Sie durch mit Ihrer Verwaltung 4.0!

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