Vorbereitung & Scannen
Um die Digitalisierung Ihrer Akten nach Ankunft bei uns möglich zu machen, kümmern wir uns im Vorfeld um alle Schritte, die das optimale Scannen ermöglichen – erst dann geht es an den eigentlichen Scanvorgang! Wie die gleichbleibend hohe Qualität möglich gemacht wird und welche Schritte noch nötig sind erfahren Sie hier.
Vorbereitung Ihrer Akten
Um die Dokumente - wie Bau- und Personalakten - für das Scannen vorzubereiten, werden im Vorfeld alle Akten einzeln bearbeitet. Diese Vorbereitung impliziert das Entklammern und Glätten der Unterlagen sowie das Einfügen von Trennblättern für die Einzelklassifizierung der Dokumentenklassen. Bei Bedarf werden Haftnotizzettel oder andere Notizen an eine freie Stelle des Papiers geklebt, um ein implizierendes Scannen zu ermöglichen. Ist dies nicht umsetzbar, werden diese separat mitgescannt.
Sicherer Datenexport
GATACA kümmert sich schon in der vorbereitenden Phase um die Bereitstellung und Einrichtung eines FTPS-Servers für den sicheren Datenexport Ihrer E-Akten. Im Anschluss an Ihren
Digitalisierungsprozess werden sämtliche Daten für (mindestens) 90 Tage bei GATACA gespeichert und anschließend endgültig gelöscht. Wir haben höchste Ansprüche an die
datenschutzkonforme Speicherung Ihrer Daten – und diese setzen wir in die Tat um!
Ihre Gemeinde nutzt das Dokumentenmanagementsystem regisafe? Wenn Sie unser Angebot für regisafe-Kunden
nutzen, richten wir eine direkte Verbindung für den sicheren Datenaustausch zwischen Ihren und unseren Geräten ein.
Scannen der Akten
Im Anschluss an die Vorbereitung folgt das eigentliche Scannen Ihrer Akten. Dieser Vorgang erfolgt bei uns mithilfe eines Hochleistungsscanners im Duplexverfahren. Wir scannen in Farbe und mit einer Auflösung von 300 dpi – für beste Ergebnisse! GATACA arbeitet mit Hochleistungs-Dokumentenscannern - diese können eine Bandbreite bis DIN A3-Format abdecken. Bilddateien werden von uns immer direkt auf ihre Qualität überprüft und bei Notwendigkeit neu erfasst, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.
Digitalisierung und Datenschutz gehen Hand in Hand – GATACA bietet alles aus einer! Gerne unterstützen wir auch Sie!
Unsere Datenschutz-Services
Zwei für alle Fälle:
Unsere Hochleistungsscanner
Unsere Hochleistungsscanner von Kodak und Rowe unterstützen Formate von DIN A7 bis DIN A0 und verwandeln Ihre Dokumente in gestochen scharfe Bilder, selbst wenn die Originale
bereits Mängel vorweisen. Mit vielen Bildoptimierungsfunktionen sorgen sie schon während des Scanvorgangs für optimale Ergebnisse – von der Streifenfilterung bis hin zur
automatischen Farberkennung.
Von Analog zur E-Akte - starten Sie durch mit Ihrer Verwaltung 4.0!
GATACA GmbH
Ihre Experten für IT, Media, Datenschutz und Digitalisierung
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