FAQ Digitalisierung

Sie fragen – Wir antworten
Das Thema »Digitalisierung« wirft bei vielen Unternehmen und Behörden in Baden-Württemberg und deutschlandweit noch viele Fragen auf. Wir haben die häufigsten Unklarheiten zum Thema aufgegriffen und beantwortet – denn wir wissen: Digitalisierung ist ein zukunftsrelevantes Thema und die Aufklärung ist essenziell!

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1. Digitalisierung? Was ist das eigentlich und wie relevant ist das Thema?

Was ist Digitalisierung?

Unter »Digitalisierung« versteht man den Prozess, das Analoge ins Digitale zu „übersetzen“, um Formate und Informationen in technischen Systemen erfassen, verarbeiten und speichern zu können. Der Begriff ist komplex: Unser Leistungsangebot umfasst spezifisch die Digitalisierung von Plänen oder Akten, beispielsweise Personal- oder Bauakten. Da die Umsetzung viele Teilschritte umfasst, sind wir als systemischer Partner von Anfang bis Ende des Projektes an Ihrer Seite.

Wieso brauchen wir Digitalisierung?

Durch den digitalen Wandel der Gesellschaft sind analoge Dokumente nicht mehr auf dem Stand der Zeit. Digitalisierung macht unsere Arbeitswelt einfacher, schneller und sorgt somit für eine immense Kosten- sowie Aufwandsersparnis.

2. Der richtige Partner

Durch unsere langjährige Erfahrung im Bereich »Datenschutz« mit Kommunen sind wir vertraut mit den Problemen, die mit dem Thema Digitalisierung einher gehen. Oftmals ist der erste Schritt der schwierigste und es fehlt an einem kompetenten Partner, der das Projekt von Anfang an begleitet, ihm Struktur verleiht und bei auftretenden Fragen als Ansprechtpartner fungiert. Die Fragen "Wie fange ich eigentlich an?" und "Wer hilft mir dabei?" möchten wir direkt beantworten.

Ich stehe ratlos vor den Akten – wie erhalte ich Unterstützung?

Nach jahrelanger Zusammenarbeit mit Gemeinden im Fachbereich Datenschutz kennen wir die Problematik, die das Thema Digitalisierung für Ihre Kommune mit sich bringt. Manchmal ist es das fehlende interne Knowhow, häufig aber auch einfach fehlende Kapazitäten, die das Umsetzen dieses Projekts unmöglich scheinen lassen. Nicht nur die Datenschutzgrundverordnung, auch das ganze Management rund um die Automatisierung und die damit bestehende Verantwortung der Einhaltung von Gesetzen bezüglich der Datenschutzkonformität kann das Alltagsgeschäft im Rathaus ziemlich belasten und vor gefühlt nicht zu bewältigende Aufgaben stellen.

Hier helfen wir: Wir begleiten Ihr Projekt von Anfang an in enger Zusammenarbeit. Dafür können Sie uns einfach direkt und unverbindlich kontaktieren.

Gibt es einen direkten Ansprechpartner?

Im Zuge der Digitalisierung treten häufig Fragen auf – allein deswegen ist ein persönlicher und direkter Ansprechpartner unerlässlich. In der Zusammenarbeit mit uns stellen wir Ihnen einen Experten, der für den kompletten Projektablauf als Ihr Berater fungiert und zuständig für alle Fragen und Unklarheiten ist.

3. Rund um den Digitalisierungsprozess

Wie läuft der Digitalisierungsprozess ab?

Um den Prozess der Digitalisierung für Sie greifbarer zu machen, haben wir einen beispielhaften Projektablauf entworfen. Sie können diesen hier einsehen. Natürlich ist jeder Auftrag individuell an Ihre Wünsche und Bedürfnisse anpassbar!

Was passiert mit den Originalen?

Nach erfolgreicher Digitalisierung lagern wir Ihre Dokumente im Regelfall 90 Tage in unseren Sicherheitslagern datenschutzgerecht ein. Sollte eine verlängerte Lagerung erwünscht sein, ist dies natürlich möglich. Im Anschluss kümmern wir uns um die datenschutzkonforme Vernichtung der Originale. Dies geschieht bei der Firma REISSWOLF in Glinde unter Einhaltung von Schutzklasse 3 und Sicherheitsstufe 4.

Was ist, wenn Dokumente doch noch in Papierform benötigt werden?

Ihre digitalisierten Akten werden von uns als PDF-Datei angelegt. Dies bedeutet, dass Sie jegliche Dokumente jederzeit problemlos ausdrucken können.

4. Datenschutz und Digitalisierung

Digitalisierung und Datenschutz gehen Hand in Hand – und als Unternehmen mit interner Datenschutzsäule sind wir "Überzeugungstäter" in Sachen »datenschutzkonforme Abläufe«.

Auf unser Datenschutzteam können Sie sich verlassen!

Kann ich sicher sein, dass sensible Dokumente absolut vertraulich behandelt werden?

Als Unternehmen mit Datenschutz- und DSGVO-Dienstleistungen arbeiten wir selbstverständlich immer unter Einhaltung der aktuellen Datenschutzregelungen. Der komplette Projektablauf wird mit absoluter Vertraulichkeit behandelt – das ist nicht nur guter Wille unsererseits: Der Gesetzgeber gibt eine Pflicht zur Verschwiegenheit über die Identität der Personen, die sich mit Fragen an einen Datenschutzbeauftragten wenden, vor.

Ist die Datenübergabe sicher und verschlüsselt?

Unser Systemhaus richtet einen FTPS-Server für die sichere Dateiübertragung ein. Somit ist sichergestellt, dass Ihr Datenfluss stets TLS-verschlüsselt und somit für fremde Augen nicht einsehbar ist.