Digitalisierung
Wenn es darum geht, Ihre analogen Daten in digitalisierte Form zu bringen ist GATACA Ihr persönlicher systemischer Partner! Wir bieten Ihnen auf Sie zugeschnittene Komplettlösungen aus einer Hand – wir scannen, optimieren und strukturieren Ihre sensiblen Unterlagen, natürlich unter der Einhaltung der aktuellen Datenschutzregeln. Auch die Logistik, die datenschutzkonforme Lagerung und das Vernichten vertraulicher Dokumente übernehmen wir vollumfänglich. Die Verantwortung des Projektes liegt in den sicheren Händen von GATACA – Sie dürfen sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Verwaltung 4.0 –
für Gemeinden und Städte
Nach jahrelanger Zusammenarbeit mit Gemeinden im Fachbereich Datenschutz kennen wir die Problematik, die das Thema Digitalisierung für Ihre Kommune mit sich bringt. Manchmal ist es das
fehlende interne Knowhow, häufig aber auch einfach fehlende Kapazitäten, die das Umsetzen dieses Projekts unmöglich scheinen lassen. Nicht nur der Datenschutz und die DSGVO, auch das
ganze Management rund um die Automatisierung und die damit bestehende Verantwortung der Einhaltung von Gesetzen bezüglich der Datenschutzkonformität kann das Alltagsgeschäft im Rathaus
ziemlich belasten und vor gefühlt nicht zu bewältigende Aufgaben stellen.
GATACA hat sich daher dazu entschlossen, diese Probleme in die Hand zu nehmen! Im Bereich Datenschutz leisten wir schon seit Jahren Seite an Seite mit diversen Kommunen hervorragende
Arbeit in Sachen Einhaltung und Umsetzung der DSGVO. Ab sofort nehmen wir auch Ihren Digitalisierungsprozess in die Hand und möchten Ihnen hiermit die Chance geben, die Leistungen für
Ihre Behörde komplett aus einer Hand zu beziehen, um unnötigen Absprachen und Problemen direkt aus dem Weg zu gehen.
Mit Hinblick auf die Digitalisierung streben wir die maximale Effizienz Ihrer Archivstruktur an – ob es sich nun um Personal- oder Bauakten handelt.
Bereits digitalisierte Akten
Bauakten
Personalakten
Satzungen
Grundsteuerakten
Niederschlagswasserakten
Gewerbesteuerakten
Hundesteuerakten
Finanzhaushaltsakten
Feuerwehrgerätehausakten
Kanalisation-Versorgungsakten
Viele Weitere
Ihre Ansprechpartnerin
Verena Bauer
behördliche externe Datenschutzbeauftragte
(DEKRA-zertifizierte Fachkraft für Datenschutz)
Unsere DEKRA-zertifizierte Fachkraft für Datenschutz Verena Bauer übernimmt bei GATACA jegliche datenschutzrelevanten Aufgaben für uns und unsere Kunden. Für öffentliche Stellen
und Unternehmen steht Frau Bauer als (behördliche) externe Datenschutzbeauftragte zur
Verfügung.
bauer@gataca.de
+49 (0) 7721 / 887979-0
Zum Expertenkontakt
Bernd Buck
Teamleiter "Aktenvorbereitung"
Zum Aufgabenbereich unserer Teamleiters im Bereich der Datenerfassung gehören die Koordination der Abläufe im Fachbereich Digitalisierung mit besonderem Blick auf die Klassifizierung von Dokumenten sowie die korrekte Ausführung der Datenerfassung nach Kundenwunsch.
Kevin Bold
Teamleiter "Datenerfassung"
Als Teamleiter für die Aktenvorbereitung ist Herr Bold zuständig für laufende Qualitätskontrollen und strukturierte Abläufe im Bereich Digitalisierung. Unter seinen wachsamen Augen werden Dokumente korrekt entheftet, entklammert und für den anschließenden Scanvorgang vorbereitet.
Logistik
Wir übernehmen die komplette Logistik rund um Ihr Projekt: Die Abholung in sicheren Fahrzeugen, das Verpacken der Unterlagen durch unsere Mitarbeiter sowie den datenschutzkonformen Transport auf direktem Wege.
Vorbereitung & Scannen
Nach sorgsamer Vorbereitung der Akten für die Einzelklassifizierung der Dokumentenklassen scannen wir Ihr Unterlagen mithilfe eines Hochleistungsscanners im Duplexverfahren – in Farbe und mit einer Auflösung von 300dpi.
Datenerfassung & Optimierung
Nach dem Scanvorgang werden Ihre sensiblen Daten verarbeitet und klassifiziert. Im Anschluss optimieren wir Ihre Dateien und sorgen für optimale Nutzbarkeit durch eine effiziente Volltextsuche (OCR).
Einlagerung & Aktenvernichtung
Nach erfolgreicher Digitalisierung lagern wir Ihre Dokumente für 90 Tage sicher bei uns ein – nach Bedarf auch länger. Nach Ablauf der Lagerungszeit werden Ihre Unterlagen auf Wunsch datenschutzkonform vernichtet.
Beispielszenario
Wie kann Ihr Auftrag bei uns aussehen? Wir haben einen Beispiel-Projektablauf entworfen, um Ihnen Einblick in die Möglichkeiten zu geben, die sich mit uns als Ihrem ganzheitlichen Partner ergeben. Wir freuen uns auf die Umsetzung Ihres Projekts!
Weiterbildung
GATACAs Datenschutzbeauftragte werden regelmäßig fortgebildet und geschult – mit uns sparen Sie sich die Weiterbildung interner Mitarbeiter und können sich somit ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und freiwerdende Ressourcen nutzen.
Unter anderem haben wir bereits für folgende
Kommunen Digitalisierungsprojekte
realisiert
Stadt Leingarten
Gemeinde Limbach
Gemeinde Ittlingen
Stadt Löwenstein
Logistik
Wir übernehmen die komplette Logistik im Rahmen Ihres Projekts: Unsere Mitarbeiter treffen bei Ihnen ein und verpacken die Unterlagen selbstständig in geeignete Datenschutzcontainer. Anschließend werden Ihre sensiblen Dokumente von uns direkt verladen. Der Transport erfolgt in einer Fahrt, wir verzichten auf Zuladung oder anderweitige Unterbrechungen. Bei Ankunft am Zielort werden die Unterlagen fachgerecht von unseren Mitarbeitern entpackt, auf Vollständigkeit geprüft, fotodokumentiert und anschließend datenschutzgerecht eingelagert.
Mehr zur Logistik
Vorbereitung & Scannen
Ihre Dokumente sind bei uns eingetroffen: Um die Unterlagen für das Scannen vorzubereiten werden im Vorfeld alle Akten einzeln bearbeitet, optimiert und sortiert. Das Scannen der Dokumente erfolgt bei uns mithilfe eines Hochleistungsscanners im Duplexverfahren. Der Scan erfolgt in Farbe und mit einer Auflösung von 300 dpi – für beste Ergebnisse. Zusätzlich kümmern wir uns im Vorfeld um die Bereitstellung und Einrichtung eines FTPS-Servers für den sicheren Datenexport oder, wenn Sie regisafe-Kunde sind um das Bereitstellen der von uns konzipierten Schnittstelle.
Mehr zu Vorbereitung & Scannen
Digitalisierung und Datenschutz gehen Hand in Hand – GATACA bietet alles aus einer Hand! Gerne unterstützen wir auch Sie!
Unsere Datenschutz-Services
Datenerfassung & Optimierung
Die sorgsame Datenverarbeitung umfasst das Indizieren und Klassifizieren Ihrer Akten. Nach Abschluss werden Ihnen die Werte als Importdaten zur Verfügung gestellt – das Format
erstellen wir ganz nach Ihren Wünschen. Die Nachbearbeitung und Optimierung der Daten erfolgt mittels eines Kompressors, um die Bilddateien für die effizienteste Nutzung zu
komprimieren. GATACA verarbeitet die digitalisierten Bilddateien mithilfe einer OCR-Software, um Texterkennung und somit eine Volltextsuche innerhalb der Dateien möglich zu
machen.
Ihre Gemeinde nutzt regisafe? Dann informieren Sie sich über unser Zusatzangebot!
Mehr zu Datenerfassung & Optimierung
Einlagerung & Vernichtung
GATACA kümmert sich um die Bereitstellung und Einrichtung eines SFTP-Servers für den sicheren Datenexport. Sämtliche Dokumente werden für 90 Tage in Sicherheitslagern bei GATACA verwahrt – bei Bedarf ist eine längere Einlagerung natürlich möglich. Nach Ablauf der Lagerungszeit werden alle Dokumente bei Reisswolf in Glinde datenschutzgerecht und unter Einhaltung von Schutzklasse 3 und Sicherheitsstufe 4 vernichtet.
Mehr zu Einlagerung & Aktenvernichtung
Sie suchen einen starken Partner in Sachen Digitalisierung?
Kontaktieren Sie uns direkt, wir melden uns umgehend zurück.
GATACA GmbH
Ihre Experten für IT, Media, Datenschutz und Digitalisierung
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+49 (0) 7721 / 887979-0 | info@gataca.de
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