Neue Vorschriften brauchen intelligente Lösungen
Seit dem 1. Januar 2017 sind die so genannten GoBD, die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, in Deutschland gesetzlich geltend. Daraus resultiert für jegliche Unternehmen, welche Geschäfte über digitalen Verkehr laufen lassen, die Pflicht, eine neue Archivierungsstrategie zu entwickeln.

Laut den Richtlinien des GoBD müssen, um in der Zukunft Manipulationen auszuschließen, signierte Dokumente in diversen Zeitabständen durch einen Algorithmus erneut signiert und mit einem Zeitstempel versehen werden.
Jegliche, elektronisch versandte Dokumente, wie zum Beispiel Rechnungen, Angebote und Werbemails müssen in der verschickten Form, in diesem Fall als E-Mail, gespeichert und archiviert werden. Hierbei sind die Mails revisionssicher und ganzheitlich zu Archivieren, je nach den Bestimmungen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Rechnungen müssen beispielsweise zehn Jahre, Kommunikation mit Kunden, welche zu einem Vertragsabschluss führt, sechs Jahre aufbewahrt werden. Verstöße müssen von Wirtschaftsprüfern gemeldet und vom Finanzamt geahndet werden.

Einfache Eingliederung der Archivierungslösung von GATACA
Durch eine so genannte Archivierungslösung, wie wir sie eigens entwickelt haben, lassen sich archivierte Dokumente und Mails einfach in Kategorien einteilen und sortieren. Zusätzlich werden ältere E-Mails ausgelagert, sodass die neuen gesetzlichen Vorschriften eingehalten, aber dennoch der Mailserver entlastet und Speicherkosten gering gehalten werden. Ebenso können nicht mehr aktuelle E-Mailadressen beziehungsweise –konten komplett in das neue Archivierungssystem übernommen werden.

Die Eingliederung einer Archievierungslösung ist denkbar einfach und komplett sicher. Mit dem Anspruch, für unsere Kunden das bestmögliche Resultat einer Komplettlösung anzubieten, haben wir eigens nach neusten Standards ein innovatives Produkt für Sie entwickelt.
Sprechen Sie uns an, wir informieren Sie gerne!